Πώς να οργανώσετε αυτόματα τα B2B αιτήματα προσφοράς και τις εγκρίσεις τους
Όταν κάθε προσφορά περνά από email, υπολογιστικά φύλλα και πολλούς ανθρώπους, οι καθυστερήσεις και οι παλιές εκδόσεις γίνονται μέρος της πώλησης. Μια σαφής ροή μπορεί να το αλλάξει.
Η σύντομη απάντηση: αυτοματοποιήστε τη ροή και την εικόνα της προσφοράς, κρατώντας τις αποφάσεις τιμολόγησης και τις εμπορικές δεσμεύσεις στα χέρια ανθρώπων. Το σύστημα πρέπει να δείχνει τι ζήτησε ο πελάτης, τι λείπει, ποιος εγκρίνει και ποια έκδοση στάλθηκε τελικά.
Μια απλή επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται μόνο ένα κοινό στάδιο στο CRM και ένα προσεγμένο πρότυπο. Μια εξατομικευμένη ροή αποκτά νόημα όταν τα αιτήματα διαφέρουν, συμμετέχουν πολλοί άνθρωποι, οι τιμές ή οι όροι χρειάζονται έγκριση και η παράδοση μετά την αποδοχή χάνεται συχνά στην επικοινωνία.
Η τεκμηρίωση του Business Central της Microsoft περιγράφει εγκρίσεις για εμπορικές προσφορές, ενώ ο οδηγός του Dynamics Sales εξηγεί τις καταστάσεις προσχεδίου, ενεργής, αναθεωρημένης και αποδεκτής προσφοράς. Είναι παραδείγματα οργάνωσης διαδικασιών, όχι πρόταση αγοράς προϊόντος Microsoft.
Η ταχύτητα έχει αξία. Μια γρήγορη προσφορά με λάθος αντικείμενο ή τιμή δεν είναι πρόοδος.
Οι εμπορικές αποφάσεις πρέπει να φαίνονται καθαρά.
Μια αξιόπιστη ροή προσφορών έχει τρία σημεία ελέγχου που η ομάδα καταλαβαίνει αμέσως.
Πλήρες αίτημα
Συγκεντρώστε τις απαιτήσεις, τις ποσότητες, την τοποθεσία και την προθεσμία που χρειάζονται για μια ουσιαστική πρόταση.
Σαφής έγκριση
Στείλτε τις εξαιρέσεις και τους σημαντικούς εμπορικούς όρους στον κατάλληλο υπεύθυνο πριν φτάσουν στον πελάτη.
Τρέχουσα έκδοση
Συνδέστε την αναθεώρηση, την ημερομηνία αποστολής, την απάντηση του πελάτη και την ανάθεση υλοποίησης με την ίδια ευκαιρία.
Ξεκινήστε από τα στοιχεία που χρειάζονται για σωστή κοστολόγηση
Η φόρμα πρέπει να μειώνει τις διευκρινίσεις, όχι να ζητά από τον πελάτη να συντάξει τεχνική μελέτη.
Ζητήστε μόνο όσα στοιχεία επηρεάζουν το αντικείμενο ή τη δυνατότητα ανάληψης. Κρατήστε το αίτημα σε ένα σημείο, ορίστε υπεύθυνο και επισημάνετε τι λείπει. Σε σύνθετες δουλειές, αφήστε έναν άνθρωπο να κατανοήσει πρώτα την ανάγκη πριν δοθεί τιμή. Οι αυτόματες τιμές δεν ταιριάζουν όταν τα στοιχεία ή οι όροι χρειάζονται κρίση.
Αν η εταιρεία έχει ήδη CRM, εξετάστε πρώτα αν τα στάδια, οι εργασίες και τα πρότυπά του καλύπτουν τη διαδικασία. Αναπτύξτε ειδικό λογισμικό όταν η πραγματική ροή δεν μπορεί να αποτυπωθεί αξιόπιστα στα υπάρχοντα εργαλεία.
Microsoft Learn: ροές έγκρισης εμπορικών προσφορώνΣτον πελάτη πρέπει να φτάνει μία εγκεκριμένη έκδοση
Συντάξτε την προσφορά βάσει του συμφωνημένου αντικειμένου και καταγράψτε κάθε αλλαγή. Ορίστε ποιος εγκρίνει την τιμή, τις εκπτώσεις, τις ημερομηνίες παράδοσης και τους ειδικούς όρους. Αν η πρόταση αναθεωρηθεί, κρατήστε αναγνωρίσιμη την προηγούμενη έκδοση, ώστε ένα παλιό συνημμένο να μη θεωρηθεί ενεργή προσφορά.
Μετά την αποστολή, μια υπενθύμιση μπορεί να βοηθήσει τον υπεύθυνο να επανέλθει. Πρέπει όμως να σταματά όταν ο πελάτης απαντήσει ή η ευκαιρία κλείσει. Η αποδοχή χρειάζεται σαφή παράδοση στην ομάδα υλοποίησης, όχι άλλη μία αλυσίδα email χωρίς έλεγχο.
- Ορίστε ποιος εγκρίνει τις εξαιρέσεις και ποιος τον αναπληρώνει.
- Κρατήστε ορατό ιστορικό αναθεωρήσεων και αποφάσεων.
- Σταματήστε τις υπενθυμίσεις όταν αλλάζει η κατάσταση.
- Παραδώστε το εγκεκριμένο αντικείμενο στην ομάδα που θα εκτελέσει τη δουλειά.
Μια ροή αξίζει όταν λύνει πραγματικό πρόβλημα
Εντοπίστε πού καθυστερούν σήμερα οι προσφορές: στα στοιχεία του πελάτη, στον εσωτερικό έλεγχο, στην τιμολόγηση, στην αναθεώρηση ή στην επόμενη επικοινωνία. Βελτιώστε πρώτα αυτό το σημείο. Μια μεγάλη εξατομικευμένη πλατφόρμα δεν δικαιολογείται για λίγα, απλά αιτήματα.
Η LineWeb σχεδιάζει CRM και επιχειρησιακά συστήματα στα μέτρα της εταιρείας όταν τα γενικά εργαλεία δυσκολεύουν την καθημερινή δουλειά. Στόχος είναι μια καθαρότερη διαδικασία για την ομάδα και τον πελάτη, όχι η αυτοματοποίηση ως αυτοσκοπός.
Συστήματα σχεδιασμένα γύρω από την επιχείρηση
Δείτε πώς προσεγγίζει η LineWeb τα CRM, τα εσωτερικά εργαλεία και τις επιχειρησιακές ροές. Πρόκειται για σχετική δυνατότητα, όχι για ισχυρισμό ότι συγκεκριμένος πελάτης χρησιμοποιεί ακριβώς αυτή τη διαδικασία προσφορών.
Δείτε τα επιχειρησιακά συστήματαΞεκάθαρες απαντήσεις, χωρίς περιττή ορολογία.
01Μπορεί μια B2B προσφορά να δημιουργείται αυτόματα;+
Ορισμένες επαναλαμβανόμενες προσφορές μπορούν να ξεκινήσουν από ελεγμένα δεδομένα και πρότυπα. Το σύνθετο αντικείμενο, οι ειδικοί όροι και η τελική τιμή εξακολουθούν να χρειάζονται τον κατάλληλο ανθρώπινο έλεγχο.
02Πότε χρειάζεται έγκριση μιας προσφοράς;+
Το ορίζει η επιχείρηση, για παράδειγμα όταν υπάρχει έκπτωση, ειδικός όρος ή ασυνήθιστη δέσμευση παράδοσης. Ο υπεύθυνος έγκρισης και ο αναπληρωτής του πρέπει να είναι γνωστοί.
03Χρειαζόμαστε ειδικό λογισμικό για τη διαχείριση προσφορών;+
Όχι πάντα. Ξεκινήστε από το υπάρχον CRM και τα πρότυπα. Εξετάστε ειδική υλοποίηση όταν αυτά δεν μπορούν να καλύψουν αξιόπιστα την έγκριση, τις αναθεωρήσεις και την παράδοση της δουλειάς.
04Πώς αποφεύγουμε να στείλουμε παλιά έκδοση προσφοράς;+
Κρατήστε μία τρέχουσα έκδοση, αναγνωρίσιμο ιστορικό αλλαγών και αποστολή που ακολουθεί την έγκριση. Σημάνετε τα παλιά προσχέδια ως ανενεργά, αντί να κυκλοφορούν πολλά συνημμένα.
Andrew Matia - LineWeb
Ιδρυτής της LineWeb. Γράφω για την πρακτική πλευρά των ιστοσελίδων, των συστημάτων, των αυτοματισμών και της αναζήτησης: τις αποφάσεις που κάνουν μια επιχείρηση πιο εύκολη στη λειτουργία της και πιο εύκολα προσβάσιμη σε όσους την αναζητούν.
Διαβάστε την ιστορία του ιδρυτήΠού καθυστερεί η διαδικασία προσφορών σας;
Δείξτε μας πώς λειτουργούν σήμερα το αίτημα, η έγκριση και η ανάθεση. Θα δούμε αν αρκεί μια απλούστερη ροή ή αν χρειάζεται ειδικό σύστημα.